Uit de reacties, gesprekken en bijeenkomsten die volgden op de publicatie van mijn artikel ‘Vermogensfondsen hebben de luxe om meer vanuit vertrouwen te werken – laten we dat dan ook doen’ (nov 2023), is één ding heel duidelijk geworden: veel fondsen willen dingen veranderen om het de aanvrager makkelijker te maken. Die constatering is al heel waardevol. De vraag blijft: wat moet er dan concreet anders en hoe pakken we dat aan? Kunnen we allemaal op eigen houtje aan de slag of bereiken we pas echt iets wanneer we als fondsen met elkaar samenwerken? En welke rol is er weggelegd voor de technologie? Het gesprek hierover houd ik graag op gang.   

Vermogensfondsen maken het aanvragers onnodig ingewikkeld. Dit stelde ik in mijn vorige artikel en in die overtuiging ben ik alleen maar gesterkt door de vele gesprekken die ik naar aanleiding van de publicatie heb gevoerd. De verhalen van aanvragers die ik zelf al kende, zijn aangevuld met nieuwe voorbeelden. Zo gaf meer dan de helft van de aanvragers in een LinkedIn-poll aan dat ze gemiddeld vier tot zes maanden moeten wachten voordat een fonds uitsluitsel geeft over de toekenning van een donatie. De ervaring van aanvrager Inge Valkis, directeur van Stichting Vrienden van het Sophia, is nog verontrustender: “Van bijna 15% van de aangeschreven fondsen in één ronde heb ik geen reactie gekregen.” Ook ná het ontvangen van een donatie wordt het er vaak niet makkelijker op: bijna de helft van de aanvragers liet in een LinkedIn-poll weten dat ze gemiddeld maar liefst 25 tot 50 inhoudelijke vragen moeten beantwoorden bij de verantwoording van hun project. Ga er maar aan staan. 

Het helpt ons niet als we ons blijven frustreren over wat er allemaal verkeerd gaat. Gelukkig is dat ook niet de sfeer waarin ik in de afgelopen periode met collega fondsen heb gesproken. Het blijkt dat veel fondsen inzien dat we het aanvragers makkelijker kunnen en moeten maken. En belangrijker: deze fondsen tonen zich ook bereid om hun eigen procedures onder handen te nemen. 

In mijn vorige artikel noemde ik zes actiepunten die we in mijn ogen meteen zouden kunnen oppakken. Inmiddels zijn die punten verrijkt door gesprekken, bijeenkomsten en verder onderzoek. Hierdoor heeft zich ook afgetekend dat er drie typen aanpassingen zijn die vermogensfondsen kunnen doen: verbeteringen die elk fonds zelf kan doorvoeren, verbeteringen waarvoor fondsen met elkaar moeten samenwerken en verbeteringen die samenhangen met technologische ontwikkelingen. Vanaf nu houd ik dit onderscheid graag aan en deel ik op basis van deze indeling een aantal bevindingen. 

Verbeteringen die elk fonds zelf kan doorvoeren

Elk fonds kan zelf redelijk eenvoudig bepaalde keuzes maken om aanvragers te helpen. Bijvoorbeeld: organisaties die heel goed bij je passen structureler steunen met meerjarendonaties, zodat zij niet elk jaar weer hoeven te zwoegen op een nieuwe aanvraag. Of: kleine financiële overschotten na de uitvoering van een project aan de organisaties schenken om hun wat vet op de botten te geven én jezelf te bevrijden van deze administratieve handelingen (de tijd die je steekt in het terugvragen van het overschot is immers ook geld). Van meerdere fondsen – waaronder Fonds 1818, het fonds waarvan ik zelf directeur ben - weet ik dat ze die keuzes inmiddels hebben gemaakt en hun beleid op deze twee punten aanpassen. 

Bij andere aanpassingen die een fonds direct kan oppakken wil ik iets langer stilstaan. Deze verbeteringen hebben allemaal betrekking op de communicatie met de aanvrager.

Communiceer en wees bereikbaar

In mijn vorige artikel had ik het over heldere communicatie. Als we kijken naar het voorbeeld van Inge Valkis, die geen reactie kreeg van meerdere fondsen op haar donatieaanvraag, moeten we echter eerst een stap terug zetten. Dit gaat niet over de vraag of een fonds helder communiceert met de aanvrager; hier wordt botweg niet gecommuniceerd. Uit de gesprekken blijkt dat dit geen uitzondering is. Er zijn bijvoorbeeld nog altijd fondsen die niet communiceren voor wie ze er zijn en wat zij steunen. Ook zijn er fondsen die niet bereikbaar zijn. Het gaat hier vaak om de kleinere vermogensfondsen die draaien op vrijwillige krachten. Het is begrijpelijk dat zij niet de hele dag de telefoon kunnen opnemen, maar hun donaties kunnen voor aanvragers wel het verschil maken, dus het is belangrijk dat ze worden gevonden. Probeer als kleiner fonds dus in ieder geval je donatiebeleid op een duidelijke manier zichtbaar te maken én geef je aanvragers de kans om met je in contact te komen. Het helpt al om bijvoorbeeld één keer per maand een (online of telefonisch) spreekuur te houden en hierover te communiceren. 

Er zijn ook fondsen die helemaal geen aanvragen willen ontvangen, bijvoorbeeld omdat zij zelf willen bepalen waar hun geld heen gaat, maar die dit niet goed duidelijk maken. Het gevolg: zij ontvangen toch donatieaanvragen. Ook aan deze fondsen wil ik zeggen: communiceer zichtbaar hoe jouw fonds werkt, dan hoef je je ook niet te storen aan de aanvragers die – heel begrijpelijk - bij je aankloppen. De aanvragers zelf bespaar je hiermee de frustratie van het zinloze indienen. 

Begrijpelijke taal

De grotere fondsen komen ook weer in beeld als we het hebben over hoe we communiceren. In de FIN-bijeenkomst ‘Geld aanvragen? Zo gedaan!’ (14 mei 2024 in Het Nutshuis in Den Haag) hebben we hier uitvoerig over gesproken. De aanwezige fondsen vonden elkaar in het streven naar begrijpelijke taal. Het besef is er dat teksten vaak te moeilijk en te lang zijn, maar het ontbreekt de fondsen meestal aan tijd om hier eens een grondige slag in te slaan. De oplossing hoeft niet alleen te zitten in het schrijven van nieuwe teksten; zo kan een korte video ook een efficiënt middel zijn om bijvoorbeeld uit te leggen hoe je een aanvraag indient of aan welke voorwaarden je als aanvrager moet voldoen. Kijk bijvoorbeeld eens naar hoe de Haëlla Stichting dit doet.   

Efficiëntie is ook het sleutelwoord als het gaat over onze aanvraagformulieren. Hoewel je als fonds je eigen aanvraagformulier natuurlijk op elk moment kunt aanscherpen, en ik het toejuich om hier kritisch naar te blijven kijken, plaats ik dit onderwerp toch graag in de volgende categorie. De meest efficiënte aanvraagformulieren krijgen we namelijk alleen wanneer we als fondsen samenwerken.   

Verbeteringen waarvoor fondsen met elkaar moeten samenwerken 

Een uniform aanvraagformulier 

Uit onderzoek van FindNFund – het platform waarop ik nog terugkom - blijkt dat tachtig tot negentig procent van de vragen in de aanvraagformulieren van fondsen hetzelfde zijn. Waarom lukt het ons dan maar niet om tot een uniform aanvraagformulier te komen? Hiermee zouden aanvragers ontzettend geholpen zijn. Nu raken ze verstrikt in alle versies met verschillende formuleringen van dezelfde vragen en met afwijkende lay-outs en invulvelden.

Van eerdere pogingen om tot een uniform aanvraagformulier te komen, weet ik dat fondsen zich star opstelden. Ze doen het nu eenmaal zoals ze het doen en willen daar niet van afwijken. Maar laten we nu eens over onze eigen schaduw heen stappen. Mijn voorstel is om een set van basisvragen te maken. Deze set bestaat uit die tachtig tot negentig procent van de vragen die nu al hetzelfde zijn (of op hetzelfde neerkomen). Dat wordt het aanvraagformulier. Elk fonds kijkt vervolgens kritisch naar de vragen die geen plek in dit formulier krijgen, maar die het wel altijd stelde. Zijn deze vragen onmisbaar, heb je die informatie echt nodig van de aanvrager? Dan kun je die paar specifieke vragen vervolgens nog apart stellen. In de FIN-bijeenkomst liet Stichting M.C. van Beek bijvoorbeeld weten dat dit wat hen betreft een vraag over sociale veiligheid is.

Quickscans en vooraanvragen

Als we een uniform aanvraagformulier maken, laten we dan ook gelijk kijken naar de stap die hieraan voorafgaat. Met de beste bedoelingen ontwikkelt elk fonds zijn eigen methodes om aanvragers te laten ontdekken of ze bij dit fonds aan het juiste adres zijn: van een quickscan en een vooraanvraag tot een persoonlijk gesprek. Alle fondsen willen toegankelijk en behulpzaam zijn, en dat valt natuurlijk te prijzen, maar al die variaties maken het voor de aanvrager toch weer onoverzichtelijk en tijdrovend. Wat mij betreft onderzoeken we met elkaar of we ook hierin één keuze kunnen maken.  

De vindbaarheid van fondsen 

Voordat aanvragers bij al die verschillende quickscans en aanvraagformulieren zijn beland, hebben ze er vaak al een ingewikkelde zoektocht opzitten. Ook hier de prangende vraag: waarom lukt het ons maar niet om tot een overzichtelijk en volledig vindsysteem te komen? Je hebt het jaarlijks bijgewerkte Fondsenboek, maar een digitaal alternatief is er nog altijd niet. Goedbedoelde pogingen stranden – zo werd in maart 2024 nog de stekker uit Fondsenzoeken.nl getrokken – en overzichten die fondsen en de FIN zelf bieden zijn weliswaar handig, maar lang niet altijd volledig en actueel. 

Op dit moment springt FindNFund het meest in het oog. Dit Amsterdamse softwarebedrijf heeft niet alleen de ambitie om een geolied vindsysteem te ontwikkelen, het wil ook een uniforme aanvraagmethode mogelijk maken. In dat geval zou FindNFund dus ook de oplossing kunnen bieden voor mijn eerdere punt over de aanvraagformulieren. Het bedrijf verdient zeker de aandacht, maar het staat wel voor een grote uitdaging. Veel fondsen moeten namelijk meedoen om het te laten slagen, anders schiet het zijn doel voorbij. Hiervoor is dus echt een bundeling van krachten nodig, die bovendien een stuk verder gaat dan het delen en actueel houden van informatie.

Meer dan alleen projectfinanciering

Van de communicatievraagstukken en aanvraagprocedures zet ik graag nog één keer de stap naar het donatiebeleid. In de afgelopen periode is er in twee bijeenkomsten (de FIN-middag in Het Nutshuis en de online Koffietafel van de FIN op 3 juni 2024) gesproken over flexibelere vormen van financiering door fondsen die tot nu toe alleen, of voornamelijk, projecten steunen. 

Exploitatiesteun, organisatiesteun, ongeoormerkte financiering, participatory grantmaking: er worden verschillende termen gebruikt voor eenzelfde soort zoektocht van fondsen naar de mogelijkheden om organisaties breder te steunen dan met alleen projectdonaties. De fondsen die aanwezig waren bij de bijeenkomsten zien allemaal het belang hiervan in – of bieden deze steun al, zoals de Nationale Postcode Loterij. Dat is een heel positieve constatering. Hoe mooi zou het zijn als we alle organisaties die we een warm hart toedragen, de vorm van financiering kunnen bieden waarmee zij zijn geholpen en vooruit kunnen? 

De haken en ogen die er nog zijn, kunnen we volgens mij heel goed laten verdwijnen als we hierin samen optrekken. Dat geldt voor zowel het inrichten van onze processen als de uitvoering van het beleid zelf. Zo blijven fondsen de verantwoordelijkheid noemen als reden om geen organisatiekosten te dekken: je creëert een afhankelijkheidsrelatie met je aanvrager die je niet moet willen. Maar wat als we ervoor zorgen dat we de koek altijd met elkaar verdelen? Eén fonds kan bijvoorbeeld maximaal 30 procent van de gevraagde organisatiekosten dekken, waardoor je nooit de enige financier bent en je ook nooit de volledige verantwoordelijkheid draagt. 

Verbeteringen die samenhangen met technologische ontwikkelingen

Terwijl we als fondsen de hoofden bij elkaar steken en kijken hoe we de aanvrager beter kunnen helpen, moeten we tegelijk de razendsnel veranderende wereld om ons heen niet uit het oog verliezen. Technologische ontwikkelingen zijn er in principe om het de mensen makkelijker te maken, dus als fondsen kunnen we die ook heel goed inzetten om het onze aanvragers makkelijker te maken. In de afgelopen periode verdiepte ik me in twee trends.

Digital wallets

Elke keer weer al je wachtwoorden bij elkaar zoeken om de gevraagde KvK-uittreksels, statuten, jaarrekening en andere formele stukken aan te kunnen leveren bij de fondsen: geen aanvrager zal dit met plezier doen. Hoe fijn zou het zijn als je met één druk op de knop al die gegevens met een fonds kunt delen? 

Al jarenlang wordt er geëxperimenteerd met zogenoemde digitale kluisjes of digital wallets waarin alle ‘geheime’ informatie van een individu of organisatie is verzameld. Vanuit die wallet kan de eigenaar die informatie vervolgens eenvoudig, gevalideerd en gericht delen met een partij die iets wil weten. Los van het grote gemak verstrek je op deze manier nooit meer overbodige gegevens, wat bijvoorbeeld wel gebeurt als je een kopie van je paspoort geeft. Wie moet controleren of je ouder bent dan achttien, hoeft alleen dát zeker te weten en niet ook je BSN te hebben. 

Door zowel overheden als bedrijven wordt op dit moment hard gebouwd aan een infrastructuur die nodig is om al die verschillende online identificatiemogelijkheden goed met elkaar te laten communiceren. Zeker nu de Europese Commissie landen gaat verplichten om ten minste één ‘digitaal kluisje’ aan te bieden dat aan de EU-voorwaarden voldoet, is de markt volop in beweging. Het is nu nog te vroeg om hier als organisatie, bewonersinitiatief of fonds op in te kunnen springen, zo blijkt ook uit het onderzoek dat ik hier zelf naar heb laten doen, maar dat moment gaat ongetwijfeld over een niet al te lange tijd komen.  

Chatbots

Digitale innovatie wordt vandaag de dag in één adem genoemd met AI. Ik ben erg nieuwsgierig naar de manieren waarop AI zowel aanvragers als fondsen kan helpen, want dat dit gaat gebeuren lijkt me een gegeven. Eén van de ontwikkelingen die ik op dit moment het onderzoeken waard vind, is de toepassing van AI-gestuurde chatbots op websites van fondsen. 

Als ik naar mezelf kijk, roepen chatbots op websites van bijvoorbeeld winkels of vakantieaanbieders eerder irritatie op dan dat ik er dankbaar gebruik van maak. Gesprekjes stokken, vragen blijven onbeantwoord. Mijn reactie hierop: ik klik de pop-upschermpjes van chatbots die hun hulp aanbieden zo snel mogelijk weg. Maar chatbots zijn natuurlijk niet per definitie onhandig en frustrerend. Alles staat of valt met de techniek waarmee de bots zijn ingericht. En die techniek wordt steeds ingenieuzer. 

Met Thomas Houkjær, communicatieadviseur bij Nordea-fondsen in Denemarken, hebben mijn communicatiecollega’s en ik contact over de chatbot die zijn fonds aan het ontwikkelen is. Deze chatbot, die wordt ingericht met behulp van het softwareprogramma Botsonic, moet aanvragers antwoorden geven op alle vragen rond de aanvraagprocedure en -voorwaarden. De voordelen van de chatbot werken twee kanten op: het werk van de frontoffice van het fonds wordt verlicht (het streven is met 25 procent) én aanvragers kunnen 24 uur per dag en zonder op het antwoord te moeten wachten de gewenste informatie krijgen. Zeker voor stichtingen zal deze oplossing als geroepen komen, aangezien die vaak worden gerund door vrijwilligers die vooral in de avond- en weekenduren tijd hebben om zich hiervoor in te zetten.

Dit najaar zullen Thomas en zijn team de chatbot in gebruik gaan nemen. Wij houden contact met het Deense fonds en ik koppel de ervaringen graag terug naar alle collega fondsen die hierin geïnteresseerd zijn. Laat me dat dus vooral weten.

Stap voor stap en blijf met elkaar in gesprek

Met dit artikel wil ik fondsen inspireren, niet afschrikken. Tot slot benadruk ik dus graag wat ik ook in mijn vorige bijdrage heb geschreven: dingen veranderen niet van vandaag op morgen. Ik merk zelf ook dat de tijd wordt opgeslokt door alle dagelijkse werkzaamheden, dus we moeten realistisch zijn. Het verbeteren van in ieder geval één ding per jaar lijkt mij nog altijd een mooi en haalbaar streven. Dat hoeven niet per se punten uit dit stuk te zijn. Alle aanpassingen die het de aanvrager makkelijker maken zijn natuurlijk goed.

Het is al heel fijn als elk fonds voor zichzelf dingen oppakt, maar aanvragers zijn het meest geholpen wanneer we als fondsen op één lijn zitten. Een laatste voorbeeld hiervan dat ik graag wil delen, is vers van de pers. Met een groep grote fondsen hebben we onlangs besloten om óf te stoppen met het opvragen van een accountantsverklaring bij de verantwoording van een project, óf de grens waarboven dit moet op te trekken naar honderdduizend euro. Een besluit dat veel betrokkenen bevrijdt van in mijn ogen onnodig werk.  

Ik hoop van harte dat iedereen dit artikel leest als een stimulator om samen dit soort stappen te blijven zetten én als een uitnodiging om het gesprek met elkaar op gang te houden.   

Sanne ten Bokkel Huinink is directeur van Fonds 1818, een vermogensfonds dat maatschappelijke projecten steunt in negentien gemeenten in Zuid-Holland, en bestuurslid van de FIN (Fondsen in Nederland), de branchevereniging van fondsen en foundations in de filantropie. Tekst: Sanne de Maijer.